از آن جایی که مهمترین قسمت استقرار سیستم های بهبود کیفیت و ایجاد عادت های مثبت سازمانی در کسب و کارها آشنایی با چرایی و فلسفه استقرار آن هاست در این مقاله به طور مختصر به بخشی هایی از ضرورت استقرار نظام آراستگی محیط کار می پردازیم .
فهرست مطالب
بخواهیم یا نخواهیم از روی ظواهر مورد قضاوت قرار خواهیم گرفت . به عنوان یک فرد در اجتماع با ظاهری آراسته یا با ظاهری ژولیده نوع نگاه ها به ما متفاوت خواهد بود. نظم و زیبایی توام با سادگی ناشی از آن، از جمله فاکتورهایی است که حس خوب را به هر کسی منتقل می کند .
فایل صوتی مقاله را در زیر میتوانید گوش کنید
حال در فضای کسب و کار نگاه مشتری به ظاهر کسب و کار ما چه خواهد بود ؟
قطعا مشتری از روی ظاهر محیط کار درباره کیفیت خدمات و محصولات ما قضاوت می کند. ( فرقی نمی کند کلینیک یا گاراژ تعویض روغن یا کارخانه تولید رنگ یا یک فروشگاه پوشاک باشیم)
آراستگی ظاهری برای جلب نظر مشتری اولین و ساده ترین دلیل ضرورت اجرای 5 اس در محیط کار شماست .
به شما پیشنهاد میکنم 5اس را در کسب و کار خود پیاده کنید و قبل از این که با مشتری وارد مذاکره شوید ابتدا محیط کسب و کار را به او نشان دهید بعد با خیال راحت پای میز مذاکره بروید و مطمئن باشید 5 اس تاثیر خود را روی تصمیم مشتری خواهد گذاشت بسیاری از مدیران اعتراف می کنند بعد از 5اس اعتماد مشتریان بیشتر از قبل شده است .ظاهر فضای کاری شما میتواند ویترین مناسب و معرف کیفیت کالا و خدمات ارایه شده توسط شما باشد .وقتی مشتری با فضایی که نظم توام با آراستگی بر آن حاکم است روبه رو می شود ،پی خواهد برد که وارد سیستمی شده است که کیفیت، حاصل قطعی آن است .البته پر واضح است که هدف از اجرای این سیستم صرفا مسایل ظاهری نیست و رضایت مشتریان تنها با مسایل ظاهری مرتفع نخواهد شد .
ساماندهی ظاهری و عملکردی باید باهم باشد. در 5 اس ساماندهی را از محیط کار شروع می کنیم و در گام بعدی وارد ساماندهی و بهبود فرایندهای کاری می شویم. اصلاح فرایندها و حذف موازی کاری ها ، حذف عوامل اتلاف زمان و منابع و انرژی همه مواردی است که در پیاده سازی صحیح 5 اس اتفاق میفتد. یکی از این منابع ارزشمند، منابع انسانی هر سازمانی است . شرکت های بی نظم در برنامه ریزی، جذب و حفظ نیروی انسانی مورد نظرشان نیز با مشکل روبه رو هستند .در صورت عدم وجود نظام آراستگی یا پیاده سازی ناصحیح آن و عدم ساماندهی فرآیندها وظایف نامشخص خواهد بود و دوباره کاری ها و موازی کاری ها و یا حتی نا دیده گرفتن شدن بعضی فرایندهای کلیدی زمینه ساز تعارضات بین کارکنان خواهد شد .و آشکار است که علاوه بر پایین آمدن کیفیت و عقب افتادن کارها تیمی از وقت ارزشمند مدیر صرف حل تعارضات می شود .
پایه تمام سیستم های مدیریتی و بهره وری به دنبال حذف بی‌نظمی‌های هزینه‌آور ایجاد فرهنگ نظم در بین کارکنان است، نظمی که از محیط‌کار شروع می‌شود و وارد فرآیندها می‌شود و در نهایت منجر به کاهش هزینه‌های چشم‌گیری می شود.
هر کجا 5 اس اجرا شد و منجر به کاهش هزینه نشد شکی در بین نیست که در اجرای آن مشکلی وجود داشته است .به طور خلاصه
چند شاخصه اصلی بعد از اجرای 5 اس درمحیط کار مد نظر است
کاهش زمان انجام کارها
کاهش زمان جستجو
کاهش نیروی انسانی
کاهش موجودی
افزایش بهره وری نیرو ها و دستگاه ها
شاخصه های بالا منجر به مهمترین مورد یعنی کاهش هزینه ها با حفظ کیفیت و حتی بالاتر رفتن کیفیت خواهد شد و علاوه بر جلب رضایت و اعتماد مشتریان سود آوری کسب و کار را تضمین می نماید .
پس از درک صحیح از اهمیت و ضرورت پیاده سازی نظام آراستگی محیط کار خالی از لطف نخواهد بود که به طور مختصر اشاره ای به عوامل موفقیت شرکت ها در پیاده سازی5 اس نیز داشته باشیم
پیداکردن صحیح مشکلات
درک عمیق از 5اس
اعتمادسازی
تهیه مداوم جزوه و مطالعه آموزشی
گوش دادن فعال مدیران
شناسایی سازمان های غیر رسمی
بدیهی شمردن مقاومت کارکنان
از بین بردن بی اعتمادی
ممیزی مستمر و پاداش دهی
تهیه مستندات تصویری و مقایسه
تعیین چارچوب واگذاری صحیح به کارکنان
ابتدا انجام پایلوت
ایجاد کمیته و تیم ها
آموزش وآموزش تکرار و تکرار
به کارگیری مشاور داخلی و خارجی
حضور مدیران کف و کارگاه درمراحل استقرار
نویسنده :
الهه خدابخشی مشاور و تحلیل گر کسب و کار
Podcast: Play in new window | Download
